Бухучёт – важнейший процесс для любой компании. Но вникать во все тонкости бухгалтерии хочет далеко не каждый собственник бизнеса. Квалифицированный штатный бухгалтер – удовольствие дорогое. И во многих случаях гораздо проще передать это направление на аутсорсинг. О том, как можно получить квалифицированное бухгалтерское обслуживание без лишних затрат, в своей авторской статье для портала Biz360.ru рассказала главный бухгалтер компании «Бизнес-Логика» Дина Красова.
Расширение линейки услуг
Компания «Бизнес-Логика» на протяжении пяти лет оказывала преимущественно услуги по автоматизации и внедрению продуктов 1С. Но три года назад мы решили развивать ещё одно направление – бухгалтерское обслуживание. Такие услуги нужны многим компаниям, а не только тем, кто проводит автоматизацию. Для нас это была возможность расширить свою аудиторию.
Три года мы являемся франчайзи сети «1С:БухОбслуживание», проекта фирмы «1С». Наши основные клиенты – индивидуальные предприниматели и компании малого и среднего бизнеса, чей оборот позволяет не держать в штате главного бухгалтера.
Из опыта нашей фирмы расскажу, что помимо бухгалтерского учёта получают компании, которые отдают свою бухгалтерию на аутсорсинг.
I. Экономия ресурсов
Главный бухгалтер – высокооплачиваемый сотрудник. Его зарплата выше, чем у рядового менеджера. Не все компании могут держать такого специалиста в штате. Бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге позволяет как минимум экономить на фонде оплаты труда. К тому же компании не нужно оборудовать рабочее место специалиста, выделять для него место в офисе.
Поэтому экономически целесообразнее взять в штат менеджера, который ведёт первичную документацию, а специфические функции по бухобслуживанию передать на аутсорсинг. Именно так предпочитают работать многие наши клиенты.
Услуги внешних компаний оплачиваются по-разному: может взиматься фиксированная абонентская плата или выставляться счёт за проведённые операции. Почти всегда эта сумма ниже зарплаты штатного главного бухгалтера. Наши услуги в среднем стоят 4 тысячи рублей в месяц для компаний, которым мы выполняем 10-15 операций. Все выполненные работы отражаются в журнале, который отправляется клиенту.
Ещё один бонус при работе с нами – в рамках договора клиент получает доступ к программе «1С:Бухгалтерия». То есть ему не приходится её покупать. Плюс все обновления программы – автоматические и тоже бесплатные.
II. Защита собственной базы
Многие клиенты опасаются за сохранность собственной базы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг. Но, как правило, внешние подрядчики (конечно, если это надёжные подрядчики) несут ответственность за сохранность данных своих клиентов и за их неразглашение.
Так как мы – часть сети «1С:БухОбслуживание», то все данные наших клиентов хранятся на серверах фирмы «1С». Они защищены от вирусов и атак. Раз в неделю происходит автоматическая архивация всех данных, которые затем содержатся на серверах «1С» отдельно от баз. Мы подписываем соглашение о конфиденциальности при начале сотрудничества. При расторжении договора передаём базу клиенту на электронном носителе.
У нас были случаи, когда клиент терял свою базу. В этом случае мы можем её восстановить, если с момента расторжения договора прошло не больше месяца. Это преимущество централизованного хранения и архивации всех данных. Сейчас участились случаи, когда вновь обратившиеся клиенты пытаются решить проблему восстановления учёта. Причина – пропадает бухгалтер, с которым они сотрудничали, причём вместе с базой.
III. Сотрудничество с высококлассными специалистами
Компании, оказывающие бухгалтерское обслуживание, как правило, содержат в штате экспертов высокого уровня. Никому не хочется платить за ошибки своих сотрудников, а также вредить собственной репутации.
Мы тоже тщательно подходим к подбору сотрудников. Помимо нас за качеством их работы следит управляющая компания – фирма «1С». Наши главные бухгалтеры должны в течение года подтверждать свою квалификацию – они сдают порядка двенадцати тестов. «1С» несколько раз в год проводит обучающие семинары, после которых слушатели тоже проходят тест. Он не является обязательным, но в нашей компании его прохождение поощряется материально.
Помимо этого «1С:БухОбслуживание» обеспечивает своих франчайзи информацией обо всех изменениях, происходящих в законодательстве, новых требованиях и обязательствах. Благодаря этому уровень знаний наших специалистов выше, чем у бухгалтеров-надомников.
IV. Все отчёты сданы вовремя
Иногда компания не успевает сдать вовремя отчётность – бухгалтер забыл о ней, не подал в обозначенный срок данные и т.д. Бухгалтерия на аутсорсинге существенно снижает вероятность таких ситуаций.
С этой целью в сети «1С:БухОбслуживание» действует система контроля. Я как руководитель получаю в режиме реального времени информацию об отчётах, сданных нашими сотрудниками для клиентов. И клиенты видят в своей «1С», когда мы сдали их отчётность. Они могут контролировать этот процесс и при необходимости уточнять, когда документы поступят в контролирующие органы.
V. Быстрое разворачивание базы «1С»
Сразу оговорюсь, что это преимущество получают только клиенты сети «1С:БухОбслуживание». Как обстоят дела в компаниях с другим ПО, не знаю.
Обычно когда компания покупает продукт «1С» для ведения бухгалтерского учёта, то она получает программу как коробочное решение или в электронном виде. Потом клиент устанавливает её на компьютере бухгалтера. Иногда установка не получается, требуется привлекать специалистов. То есть получается такой временной лаг – от момента покупки до начала работы в программе.
Нам зачастую достаточно часа, чтобы после заключения договора развернуть базу клиента в «1С». Доступ к программе имеем и мы, и клиент. Он получает ссылку на базу, логин-пароль и начинает работать.
Вместо резюме
Бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге удобно клиентам по разным причинам. Некоторым собственникам бизнеса важно получать качественные услуги и не переплачивать за них. Кто-то хочет быть уверенным, что с его бухгалтерией всё в полном порядке, и без его непосредственного участия.
Мы стараемся, чтобы работа с нами была комфортной и не отнимала у предпринимателя или руководителя слишком много времени. Они могут контролировать нашу работу в программе «1С», обращаться за консультациями – мы всегда на связи в мессенджерах и по электронной почте.
Наши сотрудники заменяют друг друга на время болезни или отпуска, поэтому у наших клиентов исключена ситуация «Ничего не можем сейчас прислать, наш бухгалтер ушёл на две недели в отпуск».
