Один из основных факторов, негативно сказывающихся на эффективности офисной работы – необходимость тратить время и силы на рутинные типовые задачи. Если их не автоматизировать, то сотрудники тратят больше времени на достижение результата, работают с меньшей мотивацией и быстрее выгорают. Развитие цифровых технологий облегчает эту задачу и положительно сказывается на производительности. О том, в решении каких задач современные IT-решения будут эффективнее ручного труда, в своей авторской статье для портала Bi360.ru рассказала Светлана Борматова, генеральный директор компании «Гринатом Простые Решения».
Досье
Светлана Борматова – генеральный директор компании «Гринатом Простые Решения» (входит в структуру госкорпорации «Росатом»). Окончила Государственный институт управления. Начинала карьеру в Unilever, затем работала в компаниях «Майский чай», «АСБ-Рейтинг», «Атомкомплект», «Гринатом». С ноября 2021 года – генеральный директор компании «Гринатом Простые Решения», которая предлагает услуги бухгалтерского аутсорсинга и HR.
Когда необходима автоматизация
Очень много времени и сил у мидл- и топ-менеджмента занимают задачи, которые требуют «физического» погружения и при этом недостаточно автоматизированы. Поговорим о каждой из них подробнее.
Ежегодное бюджетирование
Ежегодное бюджетирование в большинстве компаний, как правило, начинается в сентябре-октябре и заканчивается через месяц-два. В этот момент компания решает важнейшую задачу – сколько денег нужно, чтобы осуществить свои планы на следующий год.
В эту задачу, как правило, помимо менеджмента вовлечены многие другие сотрудники: логисты, IT-специалисты, экономисты, бухгалтеры, менеджеры по продажам и маркетингу. Все эти люди составляют планы работ, рассчитывают свою потребность в финансировании, в том числе для структурных изменений внутри компании.
Очень часто при составлении бюджетов сотрудники делают таблички в Excel и презентацию для руководства с дальнейшим обсуждением. Ближе к концу этого процесса выводятся общие показатели по компании, которые выносятся на обсуждение руководства.
Потом вносятся правки и идёт работа над ними. И нередко этот процесс становится болезненным: все расчёты, обсуждения, доказательства целесообразности тех или иных действий отнимают много рабочего времени. А использование большого количества бумажных документов в этом процессе крайне плохо сказывается на производительности сотрудников.
Составление и изменение бюджетов – та функция, которую многие компании автоматизирует в первую очередь. Ручную работу с финансовыми данными могут себе позволить только небольшие фирмы, которым для работы хватает Excel. Если же в бухгалтерских базах данных содержатся большие объёмы информации, в компании есть несколько подразделений или даже разных юридических лиц, если существует ротация кадров и распространён удалённый режим работы, то автоматизация контроля бюджета нужна для минимизации ошибок по вине сотрудника и оптимизации штата бухгалтеров и финансовых менеджеров.
Работа с KPI
Помимо бухгалтерских и финансовых подразделений, автоматизация необходима HR-департаменту, отделам логистики, маркетинга и т.д. – всем, чья работа оценивается при помощи различных показателей эффективности (KPI).
К примеру, когда в организации в первом квартале года утверждаются годичные планы, это практически всегда сопровождается какой-то ежедневной или еженедельной активностью: сотрудники готовят документы, расчёты, обоснования, встречаются с руководством, чтобы обосновать свою позицию и утвердить набор показателей. Если вводятся новые метрики или убираются старые, то при работе в ручном режиме возникают нестыковки. Чтобы их устранить, систему надо автоматизировать.
В ходе работы команда оценивает результаты, считает показатели по выручке, клиентам, маркетинговым мероприятиям, ставит себе дополнительные цели. Ближе к концу года начинается процесс подведения итогов, который заканчивается в начале следующего календарного года. И для того чтобы подвести итоги, сотрудники вынуждены в ручном режиме собирать подтверждающие документы, запрашивать их у разных служб и отделов, искать переписки в почте. Если нет единой автоматизированной системы, решать эти рутинные задачи становится очень сложно.
Если у компании есть KPI по прибыльности, по другим финансовым показателям, то сотрудники начинают дёргать штатных экономистов на предмет точных цифр. А экономистов в штате среднестатистической компании не так много, как проектов. Работа тормозится, специалисты оказываются перегруженными. Если же у специалистов есть доступ к автоматизированной системе с единой базой данных, то время на рутинные задачи существенно сокращается. Списаться раз в неделю, внести нужные данные и выгрузить отчёт нажатием одной кнопки – этого в большинстве случаев оказывается достаточно.
biz360 рекомендует В программе «1С:Управление нашей фирмой» можно начислять зарплату (и за отработанное время, и за объём работ), а также премировать за достигнутые показатели продаж
Если KPI касаются эффективности сотрудников и оценки их работы, то автоматизация позволяет не только рассчитать показатели по формулам, но ещё и избежать влияния человеческого фактора и предвзятости при приёме на работу, увольнении и премировании. В итоге убирается ещё один стресс-фактор, а сотрудников становится легче мотивировать: результаты работы прозрачны и зависят от них непосредственно.
Обучение
В корпоративном обучении некоторые функции также уместно возложить на компьютерные программы. Образовательный процесс требует вложений, и часто HR или тимлид физически не в состоянии организовать его для сотрудников. Число мест в аудитории ограничено, а онлайн-лекция может быть доступна неограниченному количеству людей. Перенос тренингов и семинаров в онлайн позволяет задействовать в них сотрудников из разных городов. Обучающие материалы могут быть доступны посредством чат-бота или на специальной онлайн-платформе.
Как облегчить жизнь сотрудникам: быстро, онлайн, без бумаги
Личный кабинет
Личный кабинет сотрудника позволяет держать на одном ресурсе всю информацию, касающуюся конкретного человека в компании. В первую очередь, это касается основных кадровых процессов: приёма на работу, перевода в должности, изменения условий оплаты труда, отпусков, командировок. Использование таких сервисов позволяет HR-специалистам без проблем переходить на безбумажный кадровый документооборот.
Сам сотрудник в своём личном кабинете может просмотреть свои персональные данные, информацию о зарплате, должности и её месте в корпоративной иерархии, командировках и отпусках.
Посредством чат-бота можно заказать справку 2-НДФЛ и копию трудовой книжки, оформить больничный или заявку на отпуск, читать корпоративные новости, получать уведомления о днях рождения коллег. Фактически такой сервис становится своего рода мобильным рабочим местом, что незаменимо на удалёнке и сильно экономит время в офисе.
Бухгалтерские инструменты
Так называемые программные роботы всё чаще заменяют человека на стыке взаимодействия разных систем в организации. Особенно важно это там, где много рутинной работы – например, в бухгалтерии.
В повседневных бухгалтерских задачах роботы широко применяются для контроля корректности начислений по счетам, подготовки актов сверки и справок 2-НДФЛ, электронного документооборота. Это помогает снизить нагрузку на бухгалтеров на 85–90%.
Полностью избавиться от работы с бумажными носителями в бухгалтерии пока не удаётся, особенно в небольших компаниях и госучреждениях, но всё больше предпринимателей предпочитает вкладываться в цифровизацию бухгалтерского учёта, тем более, что многие существующие на рынке программные решения могут интегрироваться с государственными и банковскими системами.
Обучающие сервисы
Чем активнее новейшие IT-решения используются для решения рутинных задач, тем важнее для рядовых сотрудников становится умение ими пользоваться. В условиях распределённой команды и ограниченного времени у айтишников и специалистов по HR часть обучающих функций также уместно возложить на искусственный интеллект.
Автоматизированные системы обучения делают обучающие программы и тренинги доступными большому числу сотрудников с разной локацией и графиком работы и позволяют отслеживать индивидуальный прогресс каждого из них. Сотрудник, который находится на испытательном сроке или осваивается в новой должности, может не приходить на корпоративное обучение, разрывая день, а посмотреть обучающий курс в любое удобное для него время.
Задача системного администратора – назначить пользователям их роли и составить графики обучения. В итоге HR-специалисты освобождаются от большого числа рутинных задач: им не нужно связываться с каждым сотрудником индивидуально, записывать их на курсы и учебные программы, контролировать результаты. Те же обучающие курсы можно сделать и интерактивными, с тестированием или без, использовать в них видеоролики и анимацию.
Автоматизация рабочих мест
В 2022-2023 годах многие зарубежные поставщики корпоративных программных решений ушли с российского рынка. Перед отечественными компаниями встал вопрос об альтернативах.
Импортозамещение в сфере автоматизации не сводится лишь к замене зарубежного ПО отечественным. Крайне важно перенести в новую систему все данные со старой. В небольших компаниях это обычно происходит так: к каждому компьютеру отдельно приходит системный администратор и переносит данные вручную. Если в компании, к примеру, всего пять компьютеров, то это можно сделать без проблем за несколько рабочих дней. Но если рабочих мест десятки, сотни и тысячи, то ручной работой не обойдешься.
Специальные решения по импортозамещению рабочих мест позволяют переносить данные в автоматическом режиме, никак не влияя на повседневные задачи сотрудников. Система производит автоматическую инвентаризацию, смотрит, какие программы установлены на компьютерах сотрудников, как их нужно перенести – то есть, по-своему руководит, дирижирует процессом. Это удобно, освобождает системных администраторов от рутинных задач и никак не сказывается на работоспособности остальной команды.
По желанию заказчика можно поставить ему новые дополнительные программы, выбрать наиболее подходящую операционную систему и реализовать ту конфигурацию, которую он захочет. Это своего рода «умный» переход от устоявшихся на рынке решений к современному отечественному ПО без потери функциональности.
Другая задача – переход сетевой инфраструктуры (серверов, центров обработки данных, различных платформ) на отечественные программные решения. Для этого также существуют специальные продукты, способные переводить инфраструктурное программное обеспечение на отечественные решения. Консультируя клиента, специалисты помогают ему выбрать оптимальные для его задач решения, в том числе и в области «железа»: например, купить, настроить и наладить сервер, развернуть на нём отечественный софт, поменять соту или платы в компьютерах с учётом конкретных задач.
К примеру, наша компания «Гринатом» сотрудничает с поставщиками компьютерной техники и может помочь заказчику закупить и доставить недостающее оборудование. Кроме того, существует и пул готовых, апробированных и уже внедрённых решений. Если специалисты представляют себе конфигурацию сети рабочих мест заказчика, то они понимают, какой набор программных и аппаратных решений ему подойдёт.
Возможно и импортозамещение отдельных элементов: например, зарубежных почтовых серверов на отечественные, бухгалтерских и HR-решений на базе SAP на целевые решения на базе 1С (с возможной доработкой). У клиента могут быть, например, нестандартные бухгалтерские счета или нюансы учёта госслужащих, и эти моменты тоже приходится адаптировать под нужды заказчика.
В целом, для кого бы ни предназначалось конкретное рабочее место – для дизайнера, корректора, оператора крана или кого-либо ещё – его легко перевести на отечественные аналоги. Параллельно решается задача автоматизации рутинной работы, что положительно сказывается на эффективности сотрудников в компании. А минимизация числа бумажных документов – это ещё и забота об окружающей среде, ставшая на современном рынке своеобразным правилом хорошего тона.
Источник:
