Сфера электронного документооборота активно развивается. Это происходит и из-за законодательных изменений, и потому, что бизнес оценил все выгода и удобства развития технологий в этой сфере. Многим компаниям требуются уже не только стандартные опции, но и дополнительные возможности, например, поиск данных в массиве документов. О последних тенденциях на рынке ЭДО порталу Biz360.ru рассказала Наталья Лапшина, менеджер продуктов «Цитрос» компании SL Soft.
Досье
Наталья Лапшина – менеджер продуктов «Цитрос» компании SL Soft. Получила высшее образование в области информационных систем, документооборота и делопроизводства. Занимается обследованием, проектированием и автоматизацией документоориентированных процессов с 2007 года. На её счету десятки реализованных проектов по реинженирингу бизнес-процессов, автоматизации документооборота и созданию электронных архивов в частных и государственных компаниях. С 2014 года работает в продуктовом направлении.
От бумаги – к цифре
Электронные документы всё активнее используются бизнесом. Среди причин, по которым предприниматели переходя на ЭДО, хотелось бы выделить следующие:
-
скорость и удобство работы;
-
требования контрагентов;
-
изменения законодательства. Каждый год в силу вступают новые требования, позволяющие или обязывающие переводить часть документооборота в электронный формат.
На фоне активной цифровизации бизнеса растут требования пользователей к системам электронного документооборота (СЭД). Разработчики должны не только своевременно обновлять функциональность решений в связи с изменениями законодательства, но и предлагать современные инструменты для упрощения и ускорения операций.
Можно выделить шесть ключевых трендов рынка ЭДО в 2023 году.
Тренд №1: для многих документов достаточно электронного формата
Автоматизация делопроизводства помогает компаниям уйти от гор бумажных документов. Значительная их часть становится необязательной с точки зрения законодательных норм и ненужной в новом бизнес-процессе.
В качестве примера можно привести изменения кадрового документооборота. Бумажные трудовые книжки новым сотрудникам больше не заводят – только электронные. А некоторые документы вообще перестали быть обязательными для оформления: например, личные карточки сотрудников по форме Т-2 или заявления о приёме на работу – теперь их ведение не является обязательным.
Стоит ждать обновлённых требований к способам и срокам хранения документов. Обсуждаются законодательные инициативы, позволяющие переводить бумажные документы в электронный вид, заверять их электронной подписью в определённых условиях и хранить в дальнейшем только полученные цифровые дубликаты, освободив офисные и архивные помещения от коробок с бумагами.
Однако это не значит, что ЭДО полностью вытеснит бумагу. Остаётся гостайна, секретные и особой важности документы, которые целиком переводить в электронный вид не планируется.
Тренд №2: минимизация ручного ввода
Компании стремятся сократить объём рутинной работы сотрудников. Заметно больше становится проектов по автоматизации первичной обработки документов и их распределению по IT-системам.
Со временем, вероятно, полностью уйдёт ручной ввод данных, как и необходимость сотрудников предварительно рассматривать документы для дальнейшей маршрутизации внутри компании. Эти функции передадут автоматизированным системам. Специализированные сервисы структурируют входящие данные, выделяя основную информацию: тип документа, контрагента и т.д. Таким образом, к примеру, на обработку 200 поступивших обращений теперь может тратиться один час вместо нескольких дней, как раньше.
Кроме того, появились сервисы распознавания на основе искусственного интеллекта. Они способны извлечь из отсканированных или электронных документов нужные данные непосредственно из неструктурированного текста и передать их в системы компании.
НЕЙРОСЕТИ ДЛЯ БИЗНЕСА: КАК УСТРОЕН СЕРВИС РАСПОЗНаВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Читать далее
В ближайшее время, скорее всего, исчезнет и ручное создание документов. Пользователь сможет заполнить небольшую карточку, а все необходимые сведения программа-шаблонизатор подставит сама.
Автоматизация работы с документами позволяет сократить расходы на содержание избыточного штата сотрудников в общих центрах обслуживания (ОЦО – это структурные подразделения компаний, которые берут на себя сервисные бизнес-функции: бухгалтерский учёт и отчётность, HR, IT и другие).
Тренд №3: запрос на внедрение интеллектуальных сервисов
Растёт спрос на интеллектуальные сервисы в системах ЭДО. Например, становится востребован интеллектуальный поиск. Приведу несколько утрированный пример: если в поисковой строке ввести «серое псовое млекопитающее», система найдёт все файлы и документы, где написано слово «волк».
Или, более бизнесовый пример: при вводе в поисковую строку фразы «топ-5 ценовых предложений по поставке зерна за последний год» система отразит в результатах поиска пять самых выгодных офферов на поставку зерна, зарегистрированных за текущий год. Такие решения позволяют компаниям извлекать ценные сведения из огромного количества накопленных документов, максимально используя возможности интеллектуальных сервисов для бизнес-аналитики.
Кроме этого, компании заказывают разработку виртуальных помощников, которые подсказывают, что делать и куда нажимать, когда пользователь впервые зашёл в систему. Чат-боты или боты-помощники помогают в обучении новых сотрудников, а также выполняют функции навигации по системе и могут выполнять простые действия по запросу пользователя.
Тренд №4: использование мобильных устройств
Часть пользователей систем электронного документооборота предпочитает контролировать бизнес-процессы с экрана смартфона. Такие клиенты готовы доводить автоматизацию своих предприятий до уровня мобильных приложений, когда одним движением пальца по экрану можно подписать документ, согласовать или переслать его контрагентам. Поэтому активно развиваются мобильные технологии, в том числе технологии подписания документов со смартфонов.
Важное пояснение: мобильная подпись – это технология, позволяющая хранить ключ подписи на устройстве пользователя, а не на сервере или в облаке. Она доступна в виде приложения, и её можно использовать без доступа в интернет.
Тренд №5: интерес к облачным сервисам
Тренд заметен среди небольших компаний. Облака позволяют малому бизнесу использовать сервисы ЭДО без значительных расходов на IT-инфраструктуру – закупку серверов или аренду вычислительных мощностей.
Облачные сервисы ЭДО имеют достаточную для автоматизации малого и среднего бизнеса функциональность, но размещены на удалённых серверах, которые обслуживает провайдер. И поставщики СЭД стараются предложить заказчикам разные варианты инсталляции своих систем – в соответствии с их требованиями к безопасности и финансовыми возможностями.
Тренд № 6: зрелый подход к автоматизации
Заказчики стали более вдумчиво подходить к автоматизации бизнес-процессов. Ещё полтора года назад компании боялись менять устоявшиеся схемы работы, а СЭД внедряли по принципу «автоматизации хаоса». То есть пытались автоматизировать процессы в том виде, в котором они существовали прежде, не структурируя их.
Сейчас ситуация заметно меняется: заказчики не боятся перестраивать привычные способы работы. Перед запуском проектов по внедрению ЭДО и формулированием требований к разработчикам они проводят аудит основных схем работы с целью их оптимизации.
Источник:
