Обсуждение рабочих вопросов внутри проектной команды или компании иногда пробуксовывает из-за того, что сотрудники неоперативно реагируют на сообщения друг друга, заняты решением личных дел, не понимают поставленной задачи. Инструментом, который мог бы повысить скорость и качество коммуникации, являются таск-менеджеры. О том, какова специфика этого инструмента, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал основатель компании Involta Алекс Концов.
Меньше флуда, больше смысла
То, как в компании выстроена коммуникация между сотрудниками, влияет на их личную эффективность и на результаты бизнеса – это аксиома.
При идеальной модели специалисты получают чёткие инструкции для работы и не тратят лишнее время на выяснение нюансов, а их руководители – готовые решения для поставленных задач. Между отделами, топ-менеджерами и сотрудниками должно быть налажено оперативное взаимодействие, что позволяет быстро реагировать на внешние угрозы или меняющиеся условия.
Многие компании для корпоративного общения используют популярные мессенджеры. Нередкая ситуация – чаты заполняются флудом, поставленные задачи теряются в потоке сообщений, а поиск нужной информации занимает огромное количество времени. При этом руководители понимают, что для каждой рабочей задачи эффективнее создавать отдельный чат, но зачастую оставляют всё как есть.
Эффективным оказывается такой подход к рабочим задачам, который оптимизирует процессы общения и вырабатывает единые стандарты:
- Формулировать задачи в соответствии с проектами.
- Структурировать задачу и давать ей лаконичное, но уникальное название (для поиска по ключевым словам).
- Ёмко, но полно описывать стратегию для исполнителя.
- При постановке задачи нужно зафиксировать дедлайн и заранее согласовать его с исполнителем.
Избавиться от пустых разговоров в многочисленных чатах и наглядно разделить сотрудников на проекты способны таск-мессенджеры ( Преимущества и недостатки таск-мессенджеров
В некоторых таск-мессенджерах исключена возможность личных переписок. То есть сотрудники не могут в одном чате обсуждать рабочий проект, а в другом в это же время – список покупок с супругой. В своём таск-мессенджере мы намеренно пошли на этот шаг, чтобы возможность мгновенного переключения с деловых на личные задачи не влияла на продуктивность команды.
Чёткое формулирование рабочих задач. В таск-мессенджере нельзя записать голосовое сообщение. Поэтому руководитель должен сформулировать поручения для команды понятно, чтобы они не были неверно истолкованы, и ёмко – без возникновения уточняющих вопросов. Необходимо подумать о своих собеседниках и предугадать их затруднения или встречные вопросы при прочтении собственного текста.
Благодаря таск-мессенджерам можно оценивать работу сотрудников, обращая внимание на несколько ключевых параметров:
- чёткость и полнота формулирования задачи исполнителям;
- количество исходящих сообщений на одно входящее;
- скорость реагирования на сообщение.
Дополнительная мотивация для сотрудников. Если в компании демократичный формат работы, то он предполагает, что любой член команды может отказаться от участия в проекте или инициировать свой собственный. В таск-мессенджерах руководителям удобно видеть подобные предложения и оперативно на них реагировать. При должном внимании с их стороны у сотрудников повышается вовлечённость, а компания может укрепить собственные позиции на рынке.
Интуитивно простой и не перегруженный интерфейс способен погрузить коллег в рабочий процесс и увеличить скорость реализации задач и проектов в разы.
К недостаткам таск-мессенджеров можно отнести вопрос о конфиденциальности данных, который применим к любому мессенджеру. И то, что не все таск-мессенджеры учитывают специфику конкретного бизнеса и его внутреннюю систему управления.
Поэтому выбор готового решения потребует времени и погружения в функционал возможных вариантов. Или же разработку таск-мессенджера для своей компании.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш
